Jak pisać maile żeby ludzie na nie odpowiadali
Wiesz, że twój mail może zatonąć na dnie skrzynki odbiorczej? Ale nie martw się – jest sporo trików, które pomogą ci napisać wiadomość, która naprawdę będzie otwarta i przeczytana. Przeciętny pracownik dostaje 121 maili dziennie, więc jak zaszyć się w tym morzu? Oto kilka konkretnych rad. >> Jak napisać temat, który sprawia, że ludzie otworzą maila Temat to pierwsza rzecz, na której skupią swój wzrok odbiorcy. Musi on być atrakcyjny i zrozumiały od razu. Skróć do sedna – mów jasno co chcesz uzyskać w zamian za swoją wiadomość. Na przykład, zamiast pisać "Informacja", napisz "Potrzebuję Twojej opinii o projekcie X". Przykładowo, jeśli masz do czynienia z marketingiem i chcesz uzyskać pomoc w analizie danych, zamiast pisze "Analiza danych", skorzystaj ze something bardziej konkretnego jak "Potrzebuję Twojej pomocy przy analizie danych projektu Y". >> Zasada odwróconej piramidy Zasada ta mówi o tym, że najważniejsza informacja powinna być na początku maila. Wyobraź sobie, że masz tylko 10 sekund na przeczytanie wiadomości – co chcesz, aby osoba na drugim końcu linii wiedziała? To właśnie ten punkt musi być pierwszym zdaniem twojego maila. >> Krótszy mail zawsze wygrywa Krótka forma ma wiele zalet. Jest szybsza do przeczytania i bardziej prawdopodobna, że Twoje pytanie lub prośba zostaną wykonane. Przetestuj to – jeśli masz coś długiego do powiedzenia, spróbuj zwinąć myśli do kilku wiodących punktów. W biznesie czas jest kluczowy i osoby preferują szybkie rozwiazania. >> Follow-up bez irytowania Jeśli nie dostajesz odpowiedzi po pierwszym mailu, możesz napisać drugi albo trzeci – ale pamiętaj o tym, aby nie przesadzać. Przykładowo, jeśli Twoja prośba dotyczy rozmowy telefonicznej na temat nowego projektu, napisz pierwszą wiadomość z propozycją spotkania. Jeśli nie odpowie za kilka dni, wyślij drugi mail podkreślając jak jest to ważne dla obydwóch stron. >> Kiedy zamiast maila zadzwonić? Jeśli masz do czynienia z kwestią, która wymaga natychmiastowej reakcji lub jest szczególnie delikatna, lepiej zadzwonić. Mail może być złamany na wiele sposobów – ton czy intencja może zostać zniekształcony w trakcie przekazywania informacji poprzez tekst. Podsumowując, prawidłowo napisane maile to sztuka i wymaga od nas dokładności. Pamiętaj o temacie, który przykuje uwagę, krótkim treście z najważniejszą treścią na początku oraz właściwej strategii follow-up. A przede wszystkim – pamięt